Administratie: Pastorale noodzaak (3)

Er zijn nog een aantal praktische vragen overgebleven, waaraan ik in dit artikel aandacht wil geven. Voor veel gemeenten die al bij de SMRA zijn aangesloten, zijn ze van minder belang. Met name voor kleinere gemeenten zijn ze onlangs aan de orde gekomen, toen men via de landelijke ledenregistratie met de SMRA in kontakt kwam. Daarom is het goed verschillende zaken nog eens op een rijtje te zetten. Bovendien wil ik ook de mogelijkheden onderstrepen, die het werken met de computer biedt.

Moet het zo nodig?

Sommigen vragen zich af, waarom zo nodig een centrale computer moet worden ingeschakeld om de ledenadministratie van de gemeente te verzorgen. Het ging toch ook goed met het oude systeem? Nieuwe dingen schrikken anderen af. Lopen we niet achter de wereld aan, wanneer we plotseling zulke moderne apparatuur gaan gebruiken? Het betekent immers een verzakelijking van het kerkelijk leven? Wanneer we zien naar andere vernieuwingen binnen het kerkelijk leven, wordt het antwoord snel duidelijk. In onze kerkgebouwen hebben we een geluidsinstallatie, vaak van de nieuwste makelij, een goede verwarming en nog veel meer zaken, die onze voorouders allemaal misten. Juist omdat het in Gods Koninkrijk om zulke belangrijke zaken gaat, moeten we alle mogelijkheden gebruiken die onze tijd biedt, om dat werk optimaal te verrichten. voor zover ze althans niet de inhoudelijke kant van het kerkewerk raken.

Een andere vraag is, of het niet beter plaatselijk met een kleine computer kan gebeuren? Uit de voorgaande artikelen is duidelijk geworden, dat overheidsmaatregelen een centrale aanpak vragen. Binnen enkele jaren veroudert het beste plaatselijke systeem, omdat de overheid geen mutaties meer levert. Bovendien is er aan deze zaak ook een personeel aspekt. Hoe meer we van een plaatselijk computersysteem verlangen, des te moeilijker wordt het om iemand te vinden, die het op een verantwoorde wijze kan bedienen. Een computer werkt wel tijdsbesparend bij berekeningen of reproduktie van gegevens, maar de invoering van de gegevens vraagt nog altijd veel tijd. Bovendien is het ook belangrijk om te bedenken aan wie wij onze gegevens toevertrouwen.

Is het niet gevaarlijk?

Velen voelen een zekere huiver, wanneer gesproken wordt over een centrale opslag van persoonsgegevens. Kan daar op een zeker moment geen misbruik van gemaakt worden, bijvoorbeeld in een tijd van oorlog? Uiteraard worden bepaalde veiligheidsmaatregelen genomen om een dergelijk misbruik te voorkomen. Anderzijds moeten we het gevaar ook niet overdrijven. Het geldt immers ook voor de huidige plaatselijke administraties. Bovendien worden geen nieuwe gegevens geregistreerd, alles is ook elders al te vinden. Verder moeten we bedenken, dat in onze tijd allerlei persoonlijke gegevens in talrijke databestanden zijn opgenomen: bank en giro, postorderbedrijven, verzekeringsmaatschappijen en verenigingen maken gebruik van computers om hun gegevens te verwerken. Ieder registreert op zijn wijze iets over ons. We merken, dat adressen zonder onze voorkennis worden uitgewisseld. Plotseling ontvangen we post van instanties die ons onbekend zijn. Ieder van ons heeft wel persoonlijk geadresseerd reklamemateriaal in zijn bus gevonden, dat via de computer van een bedrijf werd verzonden. Daarmee raken we ook het terrein van de privacy. Wat gebeurt er met de kerkelijke gegevens, die over ons bij de SMRA geregistreerd staan? Het antwoord kan kort zijn: alleen de kerkelijke gemeente maakt gebruik van de gegevens over haar gemeenteleden en dan nog uitsluitend voor pastorale arbeid. De kerkorde verbiedt oneigenlijk gebruik van de ledenadministratie. Daarom worden opdrachten aan de SMRA slechts door één kontaktpersoon gegeven. Hij ontvangt ook alle mutaties. Zo blijft het systeem in gebruik voor het doel, waarvoor het gemaakt is. Bovendien is te verwachten, dat de overheid om de privacy te waarborgen in de toekomst strenge regels zal verbinden aan het verstrekken van de burgerlijke mutaties.

Wie zal het betalen?

Bijna vanzelfsprekend komt dan de vraag: 'Wie zal het betalen?' We zijn verplicht mee te werken aan de ledenadministratie, we ontvangen als gemeente een register, maar wat kost het? Worden zo aan de gemeenten niet te zware lasten opgelegd? We kunnen het kostenplaatje op twee manieren benaderen: landelijk en plaatselijk.

De landelijke ledenregistratie heeft al jarenlang geld gekost. In de jaren zeventig werd gepoogd hiervoor op vrijwillige basis medewerking te krijgen van de gemeenten. Er was hiervoor een commissie benoemd, waarvan ik als opvolger van wijlen ds. A. Vroegindeweij deel uit maakte. De namen van geregistreerden die verhuisden naar niet SMRA-gemeenten, werden met de gegevens in de computer bewaard. Bovendien werd een begin gemaakt met de invulling van de witte vlekken door de opname van burgerlijke gegevens van de niet-aangesloten gemeenten. De kosten van deze operatie, die ten dienste van de gemeenten bedoeld was, werden betaald uit de Generale Kas.

Door de landelijke ledenregistratie dalen de kosten, omdat het aantal geregistreerden is toegenomen en veel dubbel werk wegvalt. De synode besloot, dat de kosten voor de registratie voortaan uit het quotum betaald zullen worden. Voor de Generale Kas komt dus meer geld ter beschikking, dat de gemeenten (ook hervormd-gereformeerde) ten goede kan komen. De sterke schouders gaan iets meer dragen om de zwakkere straks meer steun te kunnen geven.

Plaatselijk kijkt men dikwijls anders tegen de cijfers aan. Het oude systeem kostte bijna niets, het nieuwe aanmerkelijk meer. Hoewel de kosten meestal meevallen moeten we toch niet alles alleen materieel waarderen. Als wij terecht spreken over de onschatbare waarde, die een ziel voor God heeft, mogen we niet gauw om financiële redenen onze administratie verwaarlozen. Wie ervan overtuigd is, dat een goede administratie een pastorale noodzaak is, mag daar ook iets voor over hebben. Het gaat immers om de gemeente van Christus.

Bovendien moeten we niet uit het oog verliezen, dat de gemeenteleden door dit systeem beter bereikbaar zijn. Bij een goede wijze van inning werkt dit door in de vrijwillige bijdragen en de gelden voor de Generale Kas, die gedeeltelijk de plaatselijke gemeente ten goede komen. Het is nog altijd waar, dat de 'cost voor de baet' uitgaat. Menige kerkvoogdij weet uit ervaring dat dit mogelijk is, mits men goed gebruik maakt van de beschikbare gegevens. Tenslotte kunnen we nog wijzen op de financiële overgangsregeling, die geldt voor nieuwe gemeenten.

Mogelijkheden

Belangrijker dan allerlei negatieve gedachten is het positieve gebruik, dat we van het nieuwe register kunnen maken. Ik heb ervaring met het SMRA-systeem en andere, plaatselijke systemen. Niets is volmaakt, maar wie het SMRA-systeem gewend is, grijpt snel mis bij een plaatselijk systeem. Meestal is de overzichtelijkheid minder en is meer tijd nodig voor het onderhoud. Bovendien zijn veelal de mogelijkheden om het te gebruiken beperkter. Via de computer hebben we bijvoorbeeld de gelegenheid aan alle jongeren in een bepaalde leeftijdsgroep een oproep voor de catechisatie of het jeugdwerk te zenden. Zo'n persoonlijke uitnodiging werkt meestal meer uit dan een artikel in de kerkbode. Verjaardagen en huwelijksjubilea zijn gemakkelijk op te vragen, zonder dat iemand per ongeluk wordt vergeten. De welkomstcommissie kan voorgedrukte inlichtingenformulieren krijgen, waarop alle gegevens vermeld staan. De kwitanties voor de Generale kas kunnen geadresseerd en al geleverd worden. Het zijn maar enkele uit de vele mogelijkheden, die het kontakt met de gemeente sneller en eenvoudiger maken. Ds. T. van 't Veld heeft in zijn boekje 'Gemeenteopbouw rond het Woord' (uitg. Echo) en zijn bijdrage over de administratie in 'Voortreffelijk werk' (uitg. Echo) een duidelijk overzicht gegeven van de voordelen, die het werken met een goede administratie biedt.

We leven in een wereld, die snel verandert. De automatisering gaat voort. Wanneer de kerk die middelen benut, is dat geen modieus gebaar, maar een terecht inzetten van nieuwe technieken om de pastorale arbeid beter te kunnen verrichten.

Bergambacht

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen