Dienstvaardig tot Zijn eer (7)

Het vorige artikel ging over relatiegericht leiding geven met name aan vrijwilligers binnen de gemeente. Begeleiding waarbij de vrijwilliger ervaart dat hij een belangrijke schakel vormt in het gemeenteleven, geeft een stimulans om het vol te houden.

Begeleidingsgesprekken met vrijwilligers
Begeleiding van beginnende vrijwilligers die een passende plaats gekregen hebben in het werk in de gemeente kan het beste vorm krijgen door enkele 'functioneringsgesprekken' te voeren. Deze gesprekken staan in het teken van belangstelling hebben voor, en het mogelijk bieden van steun in het werk. Punten die in zo'n gesprek aan de orde kunnen komen zijn:
– hoe de start is geweest met het werk
– hoe ze het werk ervaren, wat goed en wat minder goed gaat
– hoe de samenwerking is met de anderen van het vrijwilligersteam
– welke toerusting ze eventueel nodig hebben
Wanneer er knelpunten aan de orde komen, is het goed hier advies in te geven of deze eventueel met het team te bespreken. Het klimaat van een begeleidingsgesprek moet niet beoordelend van aard zijn maar informerend, belangstellend en stimulerend. Wanneer nodig, is het goed om samen naar het beleidsplan te kijken waarin de taak van de vrijwilliger omschreven staat.
Naast individuele gesprekken is het ook goed dat de leidinggevende minimaal eenmaal per jaar een gedeelte van een teamvergadering aanwezig is om het afgelopen seizoen te evalueren. Begeleiding kan op deze wijze demotivatie voorkomen, of tijdig signaleren. Ook is het aan te bevelen elk jaar een ontspannende bijeenkomst voor vrijwilligers te houden. Tijdens deze bijeenkomst kunnen gezellige activiteiten plaatsvinden waarbij ontmoeting centraal staat. Waarderende woorden en een 'cadeautje' als blijk van waardering kunnen een stimulans zijn om verder te gaan met het vrijwilligerswerk. Het krijgen van waardering is en blijft ook voor vrijwilligers in de kerk van belang, ook al wordt het werk gedaan uit dankbaarheid.

Signalen van demotivatie
Wanneer er signalen zijn van demotivatie is het tijdig onderkennen hiervan belangrijk. Signalen van demotivatie kunnen zijn:
– vrijwilligers lopen de kantjes eraf
– vrijwilligers komen vaak niet opdagen
– hoog verloop onder vrijwilligers
– tegenwerken van de leiding
– weerstand tegen veranderingen
– bestaan van veel conflicten tussen leiding en vrijwilligers en/of vrijwilligers onderling
– ontbreken van sfeer en gezelligheid
– toename van het aantal klachten over werk en werkomgeving
– geringe inbreng in vergaderingen.
Veel van deze signalen hebben als oorzaak dat vrijwilligers aan het werk te weinig zin beleven. De leidinggevende moet in staat zijn tot open communicatie naar aanleiding van deze signalen. Al vragenderwijs, zonder in de verwijtende sfeer te geraken, kunnen gesprekken met de vrijwilliger of het team plaatsvinden om tot een analyse van de situatie te komen. Het werken met verborgen agenda's of communicatie achter de rug van vrijwilligers om, is fnuikend voor het begeleidingsproces. Openheid en eerlijkheid werken het beste. Binnen de communicatie is het van belang vooral de relatie goed te houden en niemand af te wijzen. Wanneer de analyse van de demotivatie helder is geworden, is het van belang dat er een gezamenlijke 'probleemdefinitie' komt waarin vanuit de gezamenlijkheid een plan van aanpak gemaakt wordt. Het verloop van dit plan van aanpak dient wel bewaakt en geëvalueerd te worden.

Omgaan met conflicten
Bij het hanteren van conflicten komt het aan op de deskundigheid van de leidinggevende. Conflicten geven spanning, omdat ze als strijdig beleefd worden met de waarheid en de eenheid. Toch is ook in de kerk niets menselijks ons vreemd. In de kerk willen we soms wel eens te lief voor elkaar zijn, terwijl onderhuids het conflict gevoed wordt en ineens kan gaan escaleren. Openheid in de onderlinge communicatie waarin we elkaar op een goede wijze , kritiek geven is dan ook onontbeerlijk. Binnen de setting van de jeugdhulpverlening is in veel gevallen het kritiek op elkaar geven een cultuur binnen teams, waardoor openheid ontstaat waarin men elkaar opscherpt. Hier kunnen we in de kerk van leren en zo vele onnodige conflicten voorkomen en oplossen. Wanneer de tegenstellingen in een team van vrijwilligers zo groot geworden is dat er sprake is van een conflict, kan bemiddeling nodig zijn. De leidinggevende kan als derde partij via de procesbenadering eventueel bemiddelen, waarbij de partijen begeleid worden naar een oplossing, maar zelf verantwoordelijk blijven. De procesbenadering is volgens M.A. de Ronde en W.H. Dekker in 'Woorden hebben; over levensbeschouwelijke conflicten' het meest geschikt. Een vorm van ingrijpen bij conflicten die ook gehanteerd wordt, is de zogenaamde inhoudsinterventie. Hierbij heeft de derde persoon tot taak een oordeel te vellen, mogelijk middels een hiërachische ingreep al dan niet na een analyse van de situatie. Bij een geschil om de waarheid, waarbij een sterk afwijken van de kern van de bijbelse boodschap geconstateerd is, behoort dit tot de mogelijkheden. Toch is de procesbenadering, waarin communicatie en relatie aandacht krijgen aan te bevelen. Bij de procesbenadering wordt in de analyse van het conflict sterk gekeken naar de onderlinge relaties en de beleving van elkaars standpunten. In een gesprek natrekken hoe wederzijdse standpunten beleefd worden, kan alleen al veel materiaal geven om weer naar elkaar te luisteren. Door te veel op de inhoud van het conflict in te gaan en te weinig op de relatie die de partijen met elkaar hebben, kan gemakkelijker gewerkt worden aan het herstel van onderlinge verhoudingen. Veel werkelijke oorzaken van conflicten hebben meer te maken met vergroeide verhoudingen, dan met werkelijke inhoudelijke verschilpunten.
Ook bij vrijwilligers zijn verschillende manieren in het hanteren van conflicten.
De een heeft weinig oog voor relaties en is vooral forcerend bezig met de waarheid in de hand, waarbij eigen overtuiging doorgedrukt wordt. De ander geeft vanuit een sub-assertieve houding maar toe, bang om mensen tegen zich in het harnas te jagen. Bruggenbouwers zijn mensen die vanuit een zakelijke inslag inhoudelijke compromissen sluiten. Het gevaar hiervan is dat te weinig rekening gehouden wordt met de verstoorde onderliggende relaties. Sommigen durven geen conflict aan te gaan en stoppen gewoon het werk als vrijwilliger. Dit vermijden van het conflict draagt weinig bij aan de oplossing en soms kan jaren daarna de overblijvende frustratie reden zijn van een negatieve houding ten opzichte van het gemeenteleven. Belangrijk is het dat de leidinggevende die in het conflict bemiddelt bovenstaande patronen herkent en deze ook benoemt tijdens gesprekken met betreffende vrijwilligers. Belangrijke taken van de bemiddelaar en procesbegeleider bij conflicten zijn:
– goed luisteren,
– samenvatten van inhoud en beleving en zo toetsen of je de ander begrijpt en of men elkaar begrijpt
– bevorderen van open communicatie
– stellen van open vragen die werkelijk ingaan op datgene wat iemand zegt
– mensen weer met elkaar in gesprek brengen.
– onder woorden brengen hoe mensen omgaan met conflicten en hoe dit beter kan ter voorkoming en hantering.
Tot zover iets over het hanteren van conflicten. Wie meer wil weten neme het hierboven aangehaalde boek van De Ronde en Dekker.

Omgaan met weerstanden
Weerstanden tegen veranderingen kunnen veel conflictstof opleveren. Deze weerstanden hebben meestal veel te maken met de angst op het hellende vlak terecht te komen, waarbij de waarheid of de eenheid ten onder dreigt te gaan. De leidinggevende kan helpen om mensen deze weerstanden duidelijk te laten benoemen. Onderhuids spelen veel weerstanden mee. Doordat het onderhuids blijft, ontstaat er vaak onbegrip tegenover elkaar waardoor communicatie stagneert. Ook hier is het zaak de open conmiunicatie te bevorderen. Uitspreken hoe je tegen elkaar aankijkt kan soms veel ophelderen. Ik denk aan de broeder die met elk voorstel dat hij inbracht het idee kreeg niet serieus genomen te worden doordat men meteen al tegen was, terwijl een ander die eenzelfde voorstel deed serieus genomen werd en het voorstel overgenomen werd. Inhoudelijk was men het wel met elkaar eens, maar voorstellen van de betreffende broeder werden in een relationeel kader gezet, zodat het voorstel anders gehoord werd. Deze weerstanden opsporen en bespreekbaar maken is een belangrijke taak voor de leidinggevende.

Omgaan met en het geven van kritiek
Er kunnen omstandigheden zijn dat vrijwilligers niet goed functioneren en dat er opbouwende kritiek gegeven dient te worden, gericht op het beter functioneren. We stelden al dat aansprakelijkheid ook in de kerk geldt in het werk van de vrijwilliger. Kritiek geven is niet gemakkelijk. Soms wordt het niet gedaan, omdat men bang is dat de ander met het werk zal stoppen, lelijk gaat doen, de kritiekgever niet meer aardig vindt, of dat men teleurgesteld of agressief zal reageren. Ook spelen vragen mee of je als zondaar kritiek mag geven op een mede-zondaar, terwijl je zelf ook fouten maakt, denk aan de splinter en de balk.
Een belangrijke vuistregel voor het geven en ontvangen van kritiek is: 'kritiek is als een zachte regen; het wil iemands groei bevorderen, zonder zijn wortels te ondergraven'.
Om op deze manier kritiek te geven zijn een aantal regels van belang. Belangrijke regels zijn kritiek geven vanuit jouw persoonlijk beleven in de zin van: 'Ik vind dat…' of 'Ik ervaar jou als…'. Het voordeel hiervan is dat de kritiek-ontvanger de mogelijkheid heeft hier anders over te denken. Kritiek geven in de geest van: 'Jij bent… en ik wil dat je verandert' is schadelijk. Iemand voelt zich hierdoor aangevallen als persoon en voelt de kritiek als eis tot verandering. Op deze wijze kritiek geven heeft veelal tot gevolg dat de demotivatie groter wordt. Een andere belangrijke regel is dat de kritiek concreet moet zijn, zodat de ontvanger weet over welk gedrag het gaat. Als laatste is het van belang, ook suggesties voor verbetering te geven en rekening te houden met het incasseringsvermogen van de ander.
Bij kritiek ontvangen is het van belang te luisteren en door te vragen wat de ander precies bedoelt. Meteen vanuit de verdediging reageren geeft een zwakte aan. Accepteren betekent nog niet dat je het ermee eens bent. Kritiek krijgen kan juist iemands groei bevorderen. Zorgvuldig in de waarheid wandelen, wanneer het gaat om kritiek geven en ontvangen is van het grootste belang. Groei in de gemeente vaart wel bij het goed omgaan met elkaars kritiek, tot opbouw van elkaar. Wanneer vanuit een christelijke houding kritiek gegeven wordt waarin men niet elkaars oren wast maar elkaars voeten, kan heilzaam werken. Salomo zegt in Spreuken 27 : 17 dat men ijzer met ijzer scherpt. De korte verklaring tekent hierbij aan dat de omgang van de ene man met de andere man vormend werkt. Zo voeden mensen elkaar op door kritiek.

A. Pals, Bleskensgraaf

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen