EERST TOESTEMMING VRAGEN

We vroegen aan kerkjurist Thomas Hoekstra welke stappen gezet moeten worden. Op welke manier geeft de landelijke kerk leiding aan het omgaan van gegevens van gemeenteleden?

‘De dienstenorganisatie heeft op haar website diverse informatie en modellen beschikbaar voor gemeenten waarmee zij aan de slag kunnen. Daarbij is van belang dat er inhoudelijk niet veel aan de privacy-regels is veranderd. Wel wat betreft de ‘bedrijfsvoering’. Door de informatie op de website (waaronder een vraag-en-antwoord-sectie) en met de modellen hebben gemeenten handvatten om met de wet aan de slag te gaan. Het omzien naar elkaar en het bieden van een veilige plek (ook wat betreft de privacy van mensen) is allereerst een taak van de gemeenten. De landelijke kerk is verder betrokken bij het CIO (Interkerkelijk Contact in Overheidszaken) die namens de aangesloten kerkgenootschappen in gesprek is met de autoriteit persoonsgegevens over hoe kerken het beste aan de nieuwe privacy-regels kunnen voldoen.’

Wat houdt een goed beleid in?

‘Goed beleid betekent met name weten wie er allemaal persoonsgegevens heeft in de gemeente en met welke reden. De persoonsgegevens moeten goed beveiligd worden en nagegaan moet worden waarom deze gegevens gebruikt worden (en dat op te schrijven en te publiceren). Onder persoonsgegevens valt alles wat te herleiden is tot een persoon. Dus lidmaatschapsnummers en foto’s vallen er bijvoorbeeld ook onder.

Bij het nagaan waarom de gemeente bepaalde gegevens gebruikt, is het goed om ook de volgende vragen te stellen: Hebben wij een grondslag voor het gebruik van deze gegevens (bijvoorbeeld het ‘gerechtvaardigd belang’ van de kerk voor het bijhouden van de kerkelijke administratie van doop en belijdenis of ‘toestemming’ van de betrokkene voor het publiceren van foto’s op de website)? Hebben mensen er weet van dat wij hun gegevens (op deze manier) gebruiken?’

Welke gegevens mogen gemeenten op hun website plaatsen, zoals bijvoorbeeld foto’s van een gemeentedag, of een nieuwsbrief met de namen van zieken erin?

‘Bij het openbaar plaatsen van foto’s (bijvoorbeeld op een website) raden wij gemeenten aan om hier voorzichtig mee om te gaan en vooraf toestemming te vragen. Het is anders wanneer een fotoalbum afgeschermd staat op een speciale ledenpagina: dan maakt men een afweging of de foto niet schadelijk is voor de personen die erop staan. Voor het vermelden van zieken geldt eigenlijk hetzelfde: een nieuwsbrief met zieken mag binnen de gemeente uitgedeeld worden op basis van het gerechtvaardigd belang van de gemeente (het belang om naar elkaar te mogen omzien en mee te leven met elkaar en zo uiting te geven aan ons geloof). Staat de nieuwsbrief openbaar op het internet? Dan is er toestemming van de betrokkenen nodig.’

Gemeenten moeten, naast een ANBI-pagina, nu ook een AVG-pagina maken. Wat moet daarop komen te staan?

‘Gemeenten moeten transparant zijn over welke persoonsgegevens zij op welke manier gebruiken. Dat kan door gebruik te maken van een privacy-statement (privacy-verklaring). Een model voor zo’n document staat op de website van de Protestantse Kerk. Deze informatie hoeft niet per se op een aparte pagina: een link naar een privacy-statement in pdf in bijvoorbeeld de ‘footer’ van de pagina of onder het kopje ‘contact’ is ook voldoende.

Wat als het misgaat en er toch informatie van gemeenteleden op de website terecht is gekomen?

‘Als er toch iets gebeurt met persoonsgegevens wat niet de bedoeling is, moet worden nagegaan of er sprake is van een data-lek. Op de website van de protestantse kerk staat een stappenplan datalekken: stap voor stap wordt beschreven wat er op zo’n moment nodig is. Het landelijk dienstencentrum is er om hulp te bieden (ziek ook kader, red.).’

Wie vragen heeft over de AVG, kan terecht bij het team van ondersteuning gemeenten van het landelijk dienstencentrum (info@protestantsekerk.nl; tel. nr.: 030-8801880), bereikbaar van ma-do van 9.00-21.00 uur en op vrijdag van 9.00-16.00 uur.

Thomas Hoekstra is (kerk)jurist en beleidsmedewerker arbeidsvoorwaarden bij het dienstencentrum van de Protestantse Kerk.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen